Na de software-industrie ontdekt nu ook de creatieve sector steeds vaker hoe agile werken planningsproblemen kan voorkomen. In veel creatieve bedrijven wordt tegelijkertijd aan meerdere grote en kleine projecten gewerkt. Daarbij zijn krappe deadlines, paniek/crisis-mentaliteit en opdrachtgevers die tussentijds van gedachten veranderen aan de orde van de dag. Agile, een moderne flexibele manier van project management, wordt in de creatieve sector steeds vaker als een oplossing gezien. Toch blijken creatieve bedrijven vaak moeite te hebben met de agile vertaalslag naar hun sector. Scrum is de bekendste agile methode, maar belangrijk is om te beseffen dat er meerdere ‘smaken’ van agile werken bestaan.
Tot een paar jaar geleden was vooral Scrum een exclusief paradepaardje voor de developers wereld. Dat begint nu langzaam te veranderen. Vandaag de dag wordt scrum in 29% van de gevallen ook buiten de IT wereld ingezet, aldus het rapport ‘The state of Scrum 2017’. Agile werken is daardoor bijna niet meer weg te denken, en toch blijkt het niet eenvoudig om methodes zoals Scrum een op een toe te passen in de creatieve wereld.
Zo ervaarde gameontwikkelaar Carbine Studios uit Californië dat je wel een tijdje moet experimenteren met agile werken om de juiste mix te vinden. Matt Mocarski, voormalig art director bij Carbine Studios tipt: “Iedere afdeling had 15 minuten stand-ups die eigenlijk 30 tot 45 minuten duurden. Soms was ik bijna de hele dag aan het stand-uppen en kwam niet meer aan m’n echte werk toe. Je moet dus goed kijken wie je wel en niet bij meetings betrekt.”
Ook digital effects makers Cinnamon VFX experimenteerde met meerdere methodes voor projectmanagement voor het met Scrum aan de slag ging. Co-founder Alex Prihodko: “Toen we startten was er best wat twijfel bij diverse artiesten. Maar toen we met Scrum ineens deadlines gingen halen en er minder over werd gewerkt door een heldere, strakke planning, smeekten sommige teamleden om ook te gaan scrummen.”
Vin Gaeta van inbound marketingbureau IMPACT ervaart dat Scrum zijn team heeft geholpen om sneller en consistenter tot een eindproduct te komen. “Het kost wel tijd en aandacht om de juiste mindset door het hele team te laten adopteren, maar als je er eenmaal aan begint dan gaat dat vrij natuurlijk. “ Gaeta adviseert dan ook om een agile consultant bij de implementatie te betrekken.
Ook branding film agency Fourcorners liep tegen de beperkingen van de reguliere werkwijze in de mediasector op en zocht een manier om belangrijke planningsproblematiek aan te pakken. In de videoproductie sector wordt agile werken nog niet overal met open armen ontvangen omdat het zo anders is dan videoproducenten gewend zijn. Zo kan het in de creatieve sector regelmatig voorkomen dat klanten pas halverwege een project beginnen in te zien wat ze echt hadden willen hebben omdat ze vooraf soms moeite hebben om echt te beseffen wat er allemaal mogelijk is. Dit is volgens Monique Beijer, producer bij Fourcorners een belangrijk motief om extra flexibel c.q. agile te zijn tijdens video- en animatieproducties. De film agency ging op zoek naar een andere manier van werken waarbij:
1. Paniek- en crisismentaliteit vermindert als er grote aanpassingen nodig zijn
2. Deadlines eenvoudiger gehaald worden
3. Communicatie met opdrachtgevers verbetert
4. Er voldoende ruimte is voor creativiteit
5. Meer inzicht en overzicht bestaat in alle lopende projecten
“We werken soms wel aan twintig tot dertig opdrachten tegelijk. Wat we tijdens onze wekelijkse maandagochtendmeeting bespraken was eigenlijk na twee dagen al niet meer actueel”, aldus Beijer.
Fourcorners oriënteerde zich eerst op Scrum. Maar de twee- tot driewekelijkse ‘sprints’ binnen SCRUM sloten niet goed aan op de tussentijdse doelen binnen de bestaande creatieve videoprojecten. “We nodigden Agile-expert Sjors Meekels uit op een van onze teamtrainingsdagen. Hij adviseerde ons om Kanban, wat door Toyota is ontwikkeld om een hoog niveau van productie te realiseren, te combineren met een aantal Scrum-elementen.”
Volgens Beijer had dit vanaf dag één een positief effect: “Met ons Scrumban-bord kan iedereen de hele dag door de status van alle projecten in een oogopslag zien. We combineren o.a. Kanban met een daily stand-up, een meeting van 15 minuten waarin ieder teamlid kort antwoord geeft op de volgende drie vragen:
1. Wat heb ik gedaan sinds de vorige stand-up?
2. Wat ga ik vandaag doen?
3. Verwacht ik obstakels, en wat heb ik daarbij nodig?
Daarnaast zijn we bezig om de workflow ook agile aan te pakken. Dat betekent letterlijk dat onze ‘oude’ werkwijze op z’n kop gaat. Alles wat we doen richten we op het toevoegen van klantwaarde. Zo kunnen we tijdens projecten veel sneller reageren op nieuwe wensen en inzichten van onze opdrachtgevers.”
Beijer geeft aan dat het belangrijk is om je te realiseren dat Scrum niet een toverwoord is. Net als Vin Gaeta adviseert ze om er een agile expert bij te betrekken: “Die kan echt snel de vinger op de zere plek leggen en de juiste mix van verschillende methodes adviseren.” Verder adviseert Beijer: “Ga experimenteren en ervaar wat wel werkt en wat niet. Zo stuur je bij tot je de ideale werkmethode hebt gevonden. Naast Scrum zijn er veel meer agile methodieken, zoals onder meer Kanban en XP. Bij Fourcorners verwachten we dat meer videoproductie bedrijven agile werken zullen omarmen. Net zoals bij developers leveren we uiteindelijk een digitaal product af waarbij veel details en wensen van klanten pas gaandeweg duidelijk worden. In beide gevallen kunnen veel details vooraf nog niet volledig worden vastgesteld. De parallellen zijn dus groot en het is reeds bekend wat agile werken heeft gedaan voor developers en de IT wereld. Het is nu volgens ons enkel een kwestie van tijd voordat agile werken ook in de creatieve sector haar sporen verdient.
